DSA har behov for å samordne, strukturere og behovstilpasse våre digitale samhandlingsplattformer og verktøy, samt å få på plass en god informasjonsarkitektur. Dette er i det videre omtalt som «digitaliseringsprosjektet». Vi har et mål om å få på plass gode, behovstilpassede, robuste, effektive og fremtidsrettede digitale samhandlingsverktøy og arenaer. Det er nødvendig å få etablert en god og sikker informasjonsarkitektur på dagens og fremtidens systemer og verktøy. 

Dagens kommunikasjon- og informasjonsforvaltning i DSA skjer via ulike applikasjoner og verktøy som Public 360 (arkiv, dette skal beholdes), sharepoint (herunder intranettet), Skype for Business, Outlook, Lifesize (videokonferanse) filserver, samt enkelte frittstående fagsystemer og databaser. I tillegg er organisasjonen i ferd med å etablere og implementere et helhetlig styringssystem og organisasjonen deltar også i HMS-etatenes digitaliseringsarbeid for deling av tilsynsdata. 

Systemene og plattformene har blitt innført og utviklet uten at det har blitt etablert overordnede rutiner for bruken av de ulike verktøyene, eller for deling, lagring, og gjenfinning av data. I dag er det ingen retningslinjer som definerer hva som skal lagres hvor, og dette har resultert i usystematisk og omfangsrik lagring på ulike filområder. Vi ser i dag at vi har et behov for en informasjons-/dokumenthåndteringsløsning med solid dokumentkontroll, versjonshistorikk og enkel gjenfinnbarhet. Dette er krav som følger av norsk lovgivning, samt at det er en forventning fra International Atomic Energy Agency (IAEA) som ser dette som en del av et integrert styringssystem. Det er viktig at løsningen ivaretar kravene som følger av personvernlovgivningen. Løsningen vi ønsker vil da omfatte alt som ikke ligger i Public 360 (arkivsystemet), men som av ulike årsaker er verdt å bevare.

I tillegg har det i den siste tid blitt fremmet ønsker og behov for å ta i bruk nye og andre moderne verktøy og plattformer enn de vi benytter i dag. Blant annet trenger vi en samhandlingsplattform som forenkler f.eks. prosjektarbeid og andre typer samarbeid, samt forenkle internkommunikasjon for øvrig. Samhandlingsplattformer (inkludert videomøter og intranettløsning) bør møte behov, forventninger og fungere sømløst mot lagringsplattform, og helst også mot arkiv. Ettersom DSA har både eldre og mer moderne systemer - skaper det noen utfordringer ved konsoliderings- og arkitekturarbeid.  

Overordnede mål og verdier for dette arbeidet skal være: Helhetlig tenkning med tydeligere styring, intuitive løsninger, samordning og enkel bruk av system- og støtteverktøy, optimal flyt og «én vei inn», brukerperspektiv i alt arbeid, behovstilpassede støtteverktøy for internkommunikasjon og effektiv samhandling på tvers, ivaretakelse av personvern og informasjonssikkerhet, og øke innovasjonsevnen. 

Vi ser for oss et prosessløp i 3 deler. Vi har behov for ett team bestående av en prosess-/prosjektleder og en informasjonsarkitekt. Dersom behovet kan dekkes av en konsulent med både erfaring som informasjonsarkitekt og med prosess-/prosjektlederkompetanse er det åpent for at leverandør kan presentere en kandidat. Vi ønsker konsulenter som har erfaring fra tilsvarende oppdrag i offentlig sektor, som har jobbet med analyse, og i overgangen mellom forretning og IT, og som har god forståelse for offentleglova og arkivloven. Konsulentene er i første omgang tenkt å lede arbeidet i delleveransene 1 og 2, med muligheter for opsjon på delleveranse 3, dersom det skulle være hensiktsmessig å videreføre og bruke kompetansen inn i dette arbeidet også. Konsulentene bør derfor, for å komme frem til behovene og gjøre analysene, ha kompetanse innen prosessledelse og fasilitering av workshops, samt vise til gode metoder og verktøy for å organisere informasjon.

Delleveranse 1 av prosjektet vil være å kartlegge virksomhetens behov og utfordringer, og få på plass en forankret beslutning på plattformer for en helhetlig digital samhandling som dekker de behovene DSA har, med tekniske løsninger for intern og ekstern kommunikasjon og samhandling, herunder med video-/telefonmøter, intranett og annen digital/skriftlig samhandling samt strukturer for lagring av data. For det tilfellet at foreslåtte plattformer innebærer skylagring skal arbeidet inkludere ROS-analyse for skylagring. 

Delleveranse 2 av prosjektet vil være å skape forankrede retningslinjer for bruk og lagring, med andre ord - hvordan vi skal jobbe i hvilket system, hva vi skal lagre, og hvordan vi skal gjenfinne og dele data og informasjon. Altså en informasjonsarkitektur for bestående, og nye samhandlingsverktøy, samt plattformer.  

Ved leveranse av overnevnte delleveranse 1 og 2 skal det gis en sluttrapport med anbefalinger for veien videre, som også inkluderer anskaffelse, bruk og opplæring. Forventet leveranse av delleveranse 1 og 2 vil være 15.12.2020.  

Hvordan prosjektarbeidet innenfor delleveranse 1 og 2 best skal organiseres og gjennomføres, herunder rekkefølge på oppgaver, metodikk og involvering av virksomheten, vil være opp til prosjektleder å avklare. DSA vil stille med intern kompetanse og ressurser til prosjektgruppen, men det forventes at eksterne ressurser i stor grad står for de IKT- og arkitekturfaglige leveransene.

Opsjon: Delleveranse 3 av prosjektet vil omhandle eventuell anskaffelse, etablering og implementering av nye systemer, samt opplæring i disse. 

Krav til kompetanse

For å oppnå overordnede mål, fremdrift, og prosesser, søker DSA ekstern bistand. Konsulenten/teamet skal lede arbeidet, og bidra med identifikasjon/artikulering av ulike arkitektoniske konsepter og alternativer, arkitekturvurderinger (bl.a. analyse og vurderinger av løsningsforslag mht. ulike arkitektoniske prinsipper), vurdering av teknologiske forslag og valg osv. Konsulenten/teamet må i tillegg vise til solid kompetanse innen prosjekt-/prosessledelse, samt god forståelse av offentleglova og arkivloven. Konsulenten/teamet vil jobbe i tett samarbeid med prosjektgruppen som besår av medarbeidere i DSA, og med ressurser fra NHN, i tillegg til eksterne konsulenter som bistår i arbeidet med å etablere nytt styringssystem. Det er viktig at konsulenten/teamet innehar gode samarbeidsevner og en løsningsorientert tilnærming til oppdraget. I tillegg er det forventet at konsulenten skal bidra aktivt med kompetansebygging på tvers av ulike IT funksjoner i virksomheten. Det kan også forekomme konkrete utviklingsoppgaver og/eller PoC («proof-of-concept») aktiviteter. Leverandørens beskrivelse av hvordan de tenker løse oppdraget vil tillegges vekt ved vurdering av kandidatene. DSA er en beredskapsorganisasjon, så konsulentene må også kunne tåle uregelmessige omprioriteringer av oppgaver, dersom nødvendig. 

Konsulenten/teamet skal:

• Inneha rollen som prosjektleder, bidra til å klargjøre behov og resultatmål, utarbeide prosjekt- og gjennomføringsplaner og lede gjennomføringen av prosessleveransene 1 og 2 som nevnt over
• Delta i identifikasjon, analyse og vurdering av alternative samhandlingsplattformer, verktøy og transisjonsarkitekturer i ulike domener, samt få på plass en god informasjonsarkitektur.
• Delta i analyse og vurdering av tekniske løsningsforslag
• Identifisere kritiske avhengigheter og alternativer for å unngå tettkoblede arkitekturer 
• Være sparringspartner med NHNs virksomhets-, informasjons- og løsningsarkitekter
• Ha tett dialog med prosjekteier og styringsgruppen i DSA, samt NHN og øvrige tilgrensende prosjekter internt og eksternt.
• Sørge for at det utarbeides et sett med retningslinjer for hvordan DSA skal jobbe i de ulike applikasjonene  
• Bidra til at overordnede mål ivaretas
• Bidra i kunnskapsdeling og forankringsarbeid. 
• Bidra til kompetansebygging i DSA

Krav til kompetanse:

Tilbudt konsulent skal dekke alle absolutte krav. Tilbudt team skal sammenlagt dekke alle absolutte krav. 

Absolutte krav til kompetanse og erfaring (krav som må oppfylles)

Konsulenten skal ha:

• Minimum 5 års erfaring som virksomhetsarkitekt der du har jobbet i overgangen mellom forretning og IT - herunder systemstrukturelle og arkitektoniske vurderinger og anbefalinger av veivalg 
• Ha dokumentert senior prosjekt-/prosesslederkompetanse fra tilsvarende prosjekter, fortrinnsvis fra offentlig sektor 
• Sertifisering innen moderne prosessforbedrings- og utviklingsmetoder – f.eks. lean, agile prosjektmetodikk, design thinking, fasilitering eller lignende 
• Vise til erfaring fra arbeid med offentleglova og arkivlova i tidligere prosjekter/oppdrag 
• Vise til gode og smidige samarbeids- og formidlingsevner
• Orientert og oppdatert på ulike samhandlingsplattformer, herunder MS365, sharepoint, arkivsystem, kvalitetsstyringssystem (TQM) og open source plattformer
• Målbevisst og løsningsorientert, med dokumenterbar gjennomføringsevne
• Kompetanse og erfaring utover minstekrav, som kan være en fordel (legges til grunn for evaluering) 
•  "Fullstack": fra funksjonell- og løsningsarkitektur til utvikling, test og implementering
• Sertifisering i aktuelle verktøy for analyse, samt å strukturere og organisere informasjon med bruk av aktuelle verktøy for analyse
• Erfaring med å skrive teknisk dokumentasjon
• Erfaring fra komplekse organisasjoner
• Det er en fordel om man har erfaring med personvernforordningen (GDPR)
• Evne til å raskt sette seg inn i våre oppgaver og behov 
• Tilgjengelighet/responstid på tilbudte konsulenter
• Grad av tilpasningsdyktighet ved endringer i behov i løpet av gjennomføringen
• God til å forstå, strukturere, dokumentere og kommunisere resultater (både på norsk og engelsk)
• Selvgående og være en lagspiller 
• Vise evne til å sette seg raskt inn i komplekse problemstillinger
• Personlig egenhet 
• Analytisk evne og evne til å omsette kunnskap tilpasset ulike mottakere
• Blid og imøtekommende

Opsjon: 6 måneder

Antatt omfang: 1-2 konsulenter i til sammen 50-100 % stilling