Dokumentarkivet i NRK gjennomfører en endringsprosess for å etablere en funksjon for informasjonsstyring. Et sentralt premiss for prosessen er behovet for å håndtere økte informasjonsmengder virksomheten.

Informasjonsstyring i NRK:

Hensikten med informasjonsstyring er at rett person (eller prosess) har tilgang til korrekt og tilstrekkelig informasjon på riktig sted og til riktig tid.

For å innføre informasjonsstyring er det etablert et prosjekt, basert på prinsipper for smidig metodikk.

Prosjektet har to parallelle oppgaver:

1.    Å innføre et overordnet rammeverk for informasjonsstyring

Rammeverk for informasjonsstyring skal være en integrert del av virksomhetsstyringen.

2.    Delta i mindre tiltak for å forbedre håndteringen av informasjon og dokumentasjon i utvalgte deler av NRKs verdikjede 

Når det skal utvikles rutiner og verktøy vil det være nødvendig å involvere sluttbrukere, prosesseksperter, prosesseiere og ledere knyttet til den utvalgte prosessen. 

Prosjektets begrunnelse:

Prosjektet skal gjennomføres slik at hver arbeidspakke er en selvstendig leveranse som tas i bruk når den er klar. Dette øker muligheten for  at NRK lærer raskt ved å ta i bruk nye rutiner og metoder umiddelbart.

Forventet nytte av prosjektet er blant annet:

• NRK frigjør tid til inneholdsutvikling
• NRK har forbedret styringsevne
• Redusert risiko (operasjonell, regulatorisk og omdømme)

Oppgavene skal utføres et tverrfaglig samspill mellom ulike kompetansemiljø, IKT-løsninger og prosedyrer/praksis. Viktige roller er: virksomhets- og informasjonsarkitekter, applikasjonsforvalter, applikasjonseksperter, tjenesteeier, informasjonssikkerhetsleder, juridisk (ikke uttømmende liste). 

Prosjektet er strategisk forankret i Organisasjonsdivisjonen, og utføres i regi Dokumentarkivet.

Oppdragsbeskrivelse 

Rollen som tjenestedesigner innebærer ansvar for prosjektets konseptutvikling og gevinstrealisering. 

Sentrale arbeidsoppgaver vil være å delta i design og utvikling av helhetlige løsninger og/eller PoC («proof-of-concept») på Microsoft 365-plattformen. Løsningene skal understøtte behov i utvalgte arbeidsprosesser i virksomheten, og skal primært effektivisere og forenkle håndteringen av informasjon og dokumentasjon.  

Konsulenten vil som oppgave å forankre forbedringstiltakene som gjennomføres i NRKs overordnede strategier, samt sørge for at det er sammenheng mellom prosjektets løpende leveranser og overordnet rammeverk for informasjonsstyring. 

Prosjektets tverrfaglige tilnærming innebærer at tjenesteorient design skal benyttes som virkemiddel for forankring, kompetanseutvikling og gevinstrealisering. Oppdraget forutsetter at konsulenten kan dokumentere resultater basert på utnyttelse av ny teknologi gjennom «digital transformasjon» og endringsledelse.  

Konsulenten vil jobbe i team, sammen med prosjektets øvrige kjernegruppe, i tett dialog med ulike brukergrupper i hele organisasjonen.  

Forventet nytte:

Bruk av tjenestedesign skal bidra til å forenkle og standardisere viktige arbeidsprosesser, og dermed frigjøre ansattes tid til arbeid med NRKs kjerneoppgaver. Konsulenten skal styrke prosjektets evne til å gjennomføre dette endringsarbeidet, slik at informasjonsstyring gir en langvarig og verdiskapende effekt.

Arbeidsoppgaver:

• Behov: setter brukeren i sentrum, og jobber for å involvere ledere, fagansvarlige/prosesseiere og brukerne  
• Kommunikasjon: deltar i løpende dialog med prosjektets sentrale interessenter, og bidrar til å styrke kommunikasjon på tvers av «siloer» i organisasjonen 
• Utvikling: ansvarlig for at hele prosjektet tar eierskap til strategiske mål og sikrer at pågående aktiviteter er i henhold til avdekkede behov, avtalte leveranser og effektmål 
• Strategi: være sparringspartner i arbeidet med etablering av rammeverk for informasjonsstyring

Må-krav

• Tjenestedesigner må dokumentere erfaring som ansvarlig for arbeid med konseptutvikling og tjenestedesign
• Tjenestedesigner må dokumentere resultater fra arbeid med gevinstrealisering, fortrinnsvis gjennom bruk av samhandlingsplattformer og informasjonsstyring
• Tjenestedesigner må ha sertifisering eller annen formalkompetanse innen moderne prosessforbedrings- og utviklingsmetoder – f.eks. lean, agile prosjektmetodikk, design thinking, fasilitering eller lignende
•  Roller krever gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
• Roller krever evnen til å sette «brukeren i sentrum»

Bør-krav

• Tjenestedesigner bør ha kjennskap og interesse for informasjonsstyring og kunnskapsorganisering
• Tjenestedesigner bør bidra til en kultur der prosjektet tester hypoteser, måler effekt og lærer underveis
• Tjenestedesigner bør ha kjennskap til mulighetsrommet i Microsoft 365, og andre relevante samhandlingsplattformer (for eksempel Confluence og Workplace)
• Tjenestedesigner bør ha en utforskende og tverrfaglig holdning til prosjektarbeid
• Tjenestedesigner bør ha analytisk og systematisk evne til å skille mellom behov, informasjon og verktøy

Oppdraget har en samlet ramme på 150 timer. 

Tjenesten skal i all hovedsak utføres på NRK Marienlyst. Avvik fra dette krever særskilt avtale.

NRK ønsker oppstart tirsdag 1.september 2020, med varighet fram til 31.12.2020. Dette bes bekreftet med tilbudet.