Integrering- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) skal gjennomføre regjeringens integreringspolitikk og styrke kommunenes, sektormyndighetenes og andre samarbeidspartneres kompetanse på integrering og mangfold. Hvordan dette gjøres skal dokumenteres og bevares for ettertiden iht. en rekke lover og forskrifter. IMDi har alltid dokumentert og arkivert digitalt ved hjelp av Public 360 (P360), et NOARK-godkjent sak- og arkivsystem. Leverandør er TietoEvry AS. Internt er løsningen omdøpt til iMAKS.

Dagens løsning er serverbasert og har integrasjoner mot flere fagsystemer for å ivareta kravene til dokumentasjon av saksprosessene i disse. Dette er:

• E-tilskudd (Søknad og tildeling av tilskudd til frivillige organisasjoner)
• Nasjonalt tolkeregister (Register over kvalifiserte tolker)
• IMDInett Bosetting (Bosettingskorrespondanse)

I tillegg benyttes E-innsyn for publisering av offentlig postjournal og KSFiks for utsendelse og mottak av elektronisk post.

Integrasjonene krever kontinuerlig overvåkning og vedlikehold med tanke på hvilken informasjon som overføres P360 og hvordan denne systematiseres. Det er forskjellige leverandører som vedlikeholder de forskjellige fagsystemene.

Sak- og arkivsystemet P360 var sist oppdatert hos IMDi i 2017. Oppdatering av serverbaserte systemer krever flere hender i arbeid samtidig og må derfor planlegges nøye. Tidlig i 2020 ble det planlagt en ny oppdatering som ble utsatt på grunn av korona. Oppdatering i løpet av 2022 er derfor presserende. Det er også behov for en tettere integrasjon mot samhandlingssystemet TEAMS.

Konseptfasen har synliggjort at IMDis behov best dekkes av å oppgradere Public360 til en skybasert løsning. Denne løsningen vil øke mulighetene for integrasjon mot TEAMS, dekke tidligere behov for oppgradering og fremtidige oppdateringer vil ha mindre ressursbehov for gjennomføring.

Behov

En vellykket oppgradering er avhengig av et tett samarbeid mellom forskjellige ansvarshavende på IT, arkivpersonalet, leverandør og saksbehandlere. Målet er at IMDi teknisk er oppgradert og at ansatte kan utnytte systemet til det fulle innen juni 2022.

IMDi har behov for en konsulent som kan involvere nødvendige parter, planlegge, lede og dokumentere oppgraderingsprosessen, og lage plan for innføring og opplæring i nytt system. Konsulent skal være en pådriver i prosessen og en støtte for arkivleder. IMDi benytter prosjektveiviseren.

Krav til kompetanse/erfaring:

• Har kjennskap til arkivfaget
• Har erfaring med oppgradering til sky
• Har erfaring med Sak- og arkivsystem
• Har dokumentert erfaring i prosjektveiviseren
• Er strukturert og effektiv
• Har gode samarbeidsevner
• Har gode kommunikasjonsegenskaper både skriftlig og muntlig
• Er en gjennomfører

Tentativ fremdriftsplan er:

• Fremdriftsplan skal legges i samarbeid med leverandør. Tentative datoer som er satt:
• Oppstart i februar 2022
• Oppgraderingsløp ferdig i mai 2022 (3 måneder).

Arbeidsområder for konsulenten:

• Lede prosjektet i fase 2 – 4 i Difis prosjektgjennomføringsmodell
• Lede praktiske prosjektlederoppgaver (prosessledelse, fasilitering,
• test og innføring) i samarbeid med IMDis ansatte, og leverandørens ressurser.
• Samarbeide tett med prosjekteier, IKT-sjef, Digitaliseringavdeling, IKT avdeling, leverandør og andre interessenter