FHIs digitaliseringsprosjekter er organisert i fire digitaliseringsprogrammer som skal støtte opp under hver av FHIs tre kjerneoppgaver, samt ett for interne formål. Programmene ledes av ansatte i avdeling Rådgivning e-helse (HDRE). I tillegg støtter avdelingen digitaliseringsarbeidet ved FHI med én porteføljeforvalter, og har til enhver tid fem til ti prosjektledere (fast ansatte og innleide konsulenter) som leder digitaliseringsprosjekter og -tiltak.

FHI opplever økt oppdragsmengde, og har behov for å øke leveransekapasiteten i digitaliseringsarbeidet. I tillegg til pågående prosjekter, jobbes det nå med å etablere strategiske målbilder og veikart som skal operasjonaliseres gjennom programmene. På bakgrunn av dette skal det etableres et programkontor for å støtte og styrke digitaliseringsarbeidet. Kontoret skal bemannes med en til to personer (rekrutteringsprosess pågår).

Programkontoret skal bidra til økt kvalitet, gjennomføringsevne og styrket styring i digitaliseringsarbeidet. Videre skal kontoret sikre oversikt og håndtering av risiko og avhengigheter, ha oversikt over planer og status i prosjektene, og det skal bistå programmene med gevinstarbeid. Programkontoret skal være navet for styringsinformasjon og -dokumentasjon, samt bistå med kommunikasjonsarbeid og koordinering.

Det er behov for 1-2 konsulenter på hel- eller deltid for å etablere programkontoret, herunder å utvikle nye og/eller forbedrede prosesser, rutiner, maler, verktøy, med mer. Konsulenten/-e skal ha ansvar for etableringen av kontoret, i tett samarbeid med porteføljeforvalter, programledere, avdelingsdirektør og andre relevante funksjoner ved instituttet.

Arbeidsoppgaver

Konsulenten/-e skal gjennomgå eksisterende prosesser, verktøy, maler og rutiner etc., og ny- eller videreutvikle disse for effektivt å understøtte programmene.

Eksempler:

• Statusrapporter med indikatorer for styringsinformasjon som kan implementeres på tvers i programmene, med bruk av automatiserte uttrekk fra ulike kilder der det er mulig
• Malverk for styringsdokumentasjon for prosjekter, programmer og portefølje
• Risikomatriser, oversikt over avhengigheter, og tilhørende systematikk for oppfølging av tiltak
• Malverk for mål, veikart, planer mm.
• Gevinstregister og -realiseringsplaner
• Maler for presentasjons- og kommunikasjonsmateriell
• Rutiner for dokumentasjon og arkivering
• Ad hoc bistand til programkontoret og understøtte aktuelle oppgaver i prosjektene og programmene ved behov.
• FHI har utviklet en enkel styringsstruktur for programmene, men det er behov for mer innsats knyttet til governance på ulike områder. Konsulenten/-e skal ha en rådgivende rolle knyttet til dette.

KRAV TIL KOMPETANSE

• God kompetanse på målstyring, risikostyring, styringsstrukturer og strategiutvikling på seniornivå.
• Kompetanse på prosjekt- og programarbeid samt prosjekt\programlederkompetanse og referanseprosjekter å vise til.
• God skriftlig fremstillingsevne og evne til fremstilling og oppstillinger i andre formater som f.eks. PowerPoint og Excel.

Personlige egenskaper

• Evne å se helheten og samtidig kunne gå ned i detaljer når det trengs
• Evne til å jobbe selvstendig
• Strukturert, med høy gjennomføringskraft for prosjekter med korte tidsfrister
• Personlig egnethet